Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Kontorsassistent
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och organiserad kontorsassistent som kan bidra till en smidig och effektiv kontorsmiljö. Som kontorsassistent kommer du att vara en viktig del av vårt team och ansvarig för att hantera administrativa uppgifter, koordinera möten, hantera korrespondens och stödja olika avdelningar med deras dagliga behov. Du kommer att arbeta nära med kollegor för att säkerställa att kontoret fungerar optimalt och att alla administrativa processer följs korrekt. Rollen kräver god kommunikationsförmåga, noggrannhet och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt. Vi värdesätter en positiv attityd och en vilja att lära sig och utvecklas i rollen. Om du är en person som trivs i en dynamisk arbetsmiljö och vill bidra till vår organisations framgång, är detta en utmärkt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera inkommande och utgående post och e-post.
- Koordinera och boka möten och konferenser.
- Underhålla och organisera kontorsmaterial och utrustning.
- Stötta personal med administrativa uppgifter och dokumenthantering.
- Ta emot besökare och svara på telefonsamtal.
- Uppdatera och underhålla databaser och register.
- Förbereda rapporter och presentationer vid behov.
- Samarbeta med olika avdelningar för att säkerställa effektiv kommunikation.
- Följa upp och påminna om deadlines och viktiga datum.
- Bidra till att förbättra kontorets rutiner och processer.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete är meriterande.
- God kunskap i Microsoft Office-paketet.
- Bra kommunikations- och samarbetsförmåga.
- Noggrann och strukturerad arbetsstil.
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.
- Grundläggande kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
- Flexibel och lösningsorienterad inställning.
- Förmåga att arbeta självständigt och i team.
- God telefonetikett och servicekänsla.
- Grundläggande kunskaper i arkivering och dokumenthantering.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Har du tidigare erfarenhet som kontorsassistent eller liknande roll?
- Vilka administrativa system eller programvaror har du arbetat med?
- Hur hanterar du stressiga situationer och flera uppgifter samtidigt?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat en arbetsprocess tidigare?
- Hur säkerställer du att sekretess och integritet upprätthålls i ditt arbete?
- Vilka är dina styrkor när det gäller kommunikation och samarbete?
- Hur organiserar du din arbetsdag för att vara så effektiv som möjligt?
- Är du bekväm med att ta emot och hantera telefonsamtal?
- Hur hanterar du konflikter eller missförstånd på arbetsplatsen?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
